نرمافزار مدیریت منابع انسانی
با پیشرفت فناوریهای نوین و بهکارگیری آنها در سازمانهای امروزی، مدیریت منابع انسانی (HRM) نیز متحول شده است. در همین راستا، ابزارهای مدیریت منابع انسانی به عنوان راهحلی موثر برای مدیریت کارآمد فعالیتهای منابع انسانی، تضمین انطباق با قوانین و مقررات و ایجاد محیطهای کاری پربازده پدیدار شدهاند.
در این راهنمای جامع، ابتدا به شما میگوییم که نرمافزار مدیریت منابع انسانی چیست و چه مزیتهایی برای سازمانها دارد. سپس، با بررسی ویژگیهای ابزارهای ایدئال، بهترین نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی را معرفی خواهیم کرد.
نرمافزار مدیریت منابع انسانی چیست؟
نرمافزار مدیریت منابع انسانی (HRMS) مجموعهای یکپارچه از ابزارها است که به تیمهای منابع انسانی در سادهسازی فرایندهای کلیدی این حوزه کمک میکند؛ فرایندهایی مانند مدیریت جذب نیرو، حقوق و دستمزد، پاداش و مزایا، آموزش و توسعه، مدیریت عملکرد و موارد دیگر.
این نرمافزار، دادههای کارکنان و سازمان را در یک رابط مرکزی (پایگاه دادۀ امن) جای میدهد، امکان دسترسی و مدیریت مستقیم اطلاعات را برای کارکنان فراهم میکند و حتی برخی فرایندها را به صورت خودکار انجام میدهد.
یک نرمافزار مناسب مدیریت منابع انسانی، با خودکارسازی امور دستی، سازماندهی سوابق کارکنان و تولید گزارشهای مبتنی بر داده، بهینهسازی فرایندها را به دنبال دارد. علاوه بر این، راهحلهای پیشرفتۀ این نرمافزارها، امکان برنامهریزی بهتر نیروی کار، پیشبینیهای مالی دقیقتر و تصمیمگیریهای راهبردی موثرتر را فراهم میآورد.
مزایای نرمافزار مدیریت منابع انسانی
بهترین نرمافزار مدیریت منابع انسانی، مزایای متعددی برای کسبوکارها دارد، از جمله:
- خودکارسازی امور حیاتی و تسهیل جریان کار: ابزارهای مدیریت منابع انسانی با خودکارسازی وظایف تکراری، حذف دخالتهای دستی و سادهسازی فرایندهای منابع انسانی، موجب افزایش کارایی و کاهش بار اداری میشوند. این ویژگی باعث میشود تا مدیران و کارکنان هیچ وظیفۀ مهمی را از دست ندهند.
- تصمیمگیری مبتنی بر داده: این ابزارها با تحلیل دادهها و ارائۀ گزارشهای دقیق، بینش ارزشمندی در مورد معیارهای مختلف منابع انسانی در اختیار مدیران قرار میدهند. این بینش دادهمحور، به مدیران کمک میکند تا تصمیمات آگاهانهای برای بهبود مدیریت نیروی انسانی و عملکرد کلی کسبوکار بگیرند.
- تقویت تعامل کارکنان: ابزارهای مدیریت منابع انسانی از طریق پورتالهای سلفسرویس و تسهیل ارتباط کارکنان، به آنها امکان میدهند تا مسئولیت امور مرتبط با خود را بر عهده بگیرند. مثلا کارکنان میتوانند سوابق کاری، درخواست مرخصی، وام و… خود را در سیستم ثبت کنند.
- افزایش رضایت کارکنان: با امکان مدیریت سوابق کاری، مزایا و مرخصیها به صورت شخصی، کارکنان احساس مسئولیتپذیری بیشتری میکنند که منجر به افزایش رضایت شغلی آنها میشود.
- رعایت قوانین و دقت: فرایندهای منابع انسانی اغلب بر اساس رعایت قوانین و مقررات شکل میگیرند. بنابراین، ابزارهای مدیریت منابع انسانی، دقت و انطباق با قوانین را تضمین میکنند و خطر بروز خطا و جریمه را به حداقل میرسانند.
- کاهش هزینهها: بهترین نرمافزار مدیریت منابع انسانی با بهینهسازی و سادهسازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی، نیاز به تیم بزرگتر در بخش منابع انسانی را کاهش میدهد، در نتیجه موجب صرفهجویی در هزینههای اداری میشود.
همچنین بخوانید: هوشمندسازی مدیریت منابع انسانی
انواع نرمافزار مدیریت منابع انسانی
نرمافزارهای مختلفی برای مدیریت فرایندهای منابع انسانی تحت ۳ سرنام اصلی وجود دارند:
- سیستم اطلاعات منابع انسانی (HRIS):
هستۀ اصلی یک HRIS، یک پایگاه دادۀ مرکزی برای ذخیرۀ اطلاعات کارکنان است. این سیستم، مقرونبهصرفهترین نرمافزار مدیریت منابع انسانی است و تنها ابتداییترین وظایف مدیر منابع انسانی مانند مدیریت دادههای کارکنان، حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا را پوشش میدهد.
- سیستم مدیریت منابع انسانی (HRMS):
این سیستم از نظر امکانات و قیمت در سطح متوسط قرار دارد و قابلیتهایی فراتر از HRIS مانند مدیریت استعدادها، برنامهریزی نیروی کار و تجزیهوتحلیل را ارائه میدهد.
یک HRMS خوب علاوه بر کارکنان سازمان و کارکنان منابع انسانی، از مدیران نیز پشتیبانی میکند. قابلیتهای رایج HRMS شامل ابزارهای استخدام، ردیابی متقاضیان، مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان است.
- نرمافزار مدیریت سرمایه انسانی (HCM):
کاملترین و پیچیدهترین نوع نرمافزار مدیریت منابع انسانی است. یک HCM علاوه بر قابلیتهای HRIS و HRMS، ابزارهای تحلیلی پیشرفتهای را برای مدیریت استراتژیک نیروی کار ارائه میدهد.
این سیستم با برنامهریزی نیروی کار و تجزیهوتحلیل پیشبینیکننده به همسو شدن مدیریت افراد با اهداف کلی کسبوکار کمک میکند. نرمافزار HCM اغلب با سایر بخشهای سازمان مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) یا برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) یکپارچه میشود.
به طور کلی میتوان گفت:
یک HRIS نیازهای کسبوکارهای کوچک، یک HCM نیازهای کسبوکارهای متوسط و یک HRMS نیازهای کسبوکارهای بزرگ را برآورده میکند.
علاوه بر این دستهبندی اصلی، نرمافزارهای منابع انسانی دیگری نیز وجود دارند که بر جنبههای خاصی از هوشمندسازی مدیریت منابع انسانی تمرکز میکنند، مانند نرمافزارهای اختصاصی برای عملکردهای زیر:
- استخدام و جذب نیرو
- فرایند خوشآمدگویی به کارکنان جدید (Onboarding)
- حقوق و دستمزد
- مدیریت مزایا
- مدیریت عملکرد
- تعامل کارکنان
- مدیریت یادگیری
ویژگیهای ضروری نرمافزار مدیریت منابع انسانی
هنگام انتخاب نرمافزار مدیریت منابع انسانی، مهم است که نیازهای خاص سازمان خود را در نظر بگیرید و سیستمی را انتخاب کنید که قابلیتهای مورد نیاز شما را ارائه دهد. بااینحال، 10 ویژگی ضروری وجود دارد که شما را به بهترین گزینه میرساند:
1) سهولت استفاده: وجود یک رابط کاربری ساده و کاربرپسند به کارکنان و کارشناسان منابع انسانی کمک میکند تا کار کردن با این نرمافزار را خیلی زود یاد بگیرند و نیازی به آموزشهای گسترده در سازمان وجود نداشته باشد.
2) پیادهسازی سریع: زمان، عامل کلیدی در پذیرش هر نرمافزار جدیدی است. یک نرمافزار ایدئال مدیریت منابع انسانی باید سریع و بدون دردسر پیادهسازی شود تا فرایند انتقال از سیستمهای موجود به پلتفرم جدید به آرامی صورت گیرد.
3) دسترسی چند کاناله: در عصر دیجیتال، کارکنان توقع دارند که امکان دسترسی به نرمافزار از طریق دستگاههای مختلف وجود داشته باشد. یک اپلیکیشن مدیریت منابع انسانی با دسترسی چند کاناله، از جمله رایانه، تبلت و تلفن هوشمند، انعطافپذیری و راحتی مورد نظر کارکنان را بهویژه به هنگام دورکاری و کار ترکیبی (هیبریدی) فراهم میکند.
4) قالبهای آماده برای گزارشدهی: گزارشهای تحلیلی، جزء حیاتی یک اپلیکیشن مدیریت منابع انسانی کارآمد محسوب میشوند. قالبهای آمادۀ گزارشدهی که جنبههای مختلف منابع انسانی را در بر میگیرند، به متخصصان این حوزه امکان میدهند تا دادهها را تجزیهوتحلیل و روندها را شناسایی کنند و تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند.
5) یکپارچهسازی روان با ابزارهای جانبی: یک ابزار مدیریت منابع انسانی باید بتواند با سایر برنامههای اداری-مالی موجود مانند سیستمهای حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، حسابداری و… ادغام شود. این امر به سادهسازی فرایند پیادهسازی و صرفهجویی در هزینههای سفارشیسازی کمک میکند.
6) پورتال سلفسرویس کارکنان: توانمندسازی کارکنان با یک پورتال سلفسرویس به آنها امکان میدهد تا وظایف مرتبط با خود را در حوزۀ منابع انسانی به طور مستقل مدیریت کنند. ویژگیهایی مانند درخواست مرخصی، بهروزرسانی اطلاعات شخصی و دسترسی به فیش حقوقی، رضایت شغلی کارکنان را بالا میبرد و حجم کار اداری را کاهش میدهد.
7) قابلیت شخصیسازی برای مطابقت با نیازهای منحصربهفرد: هر سازمانی روالها و سیاستهای خاص خود را در منابع انسانی دارد. یک اپلیکیشن مدیریت منابع انسانی با قابلیت شخصیسازی را میتوان متناسب با نیازهای خاص هر سازمان تنظیم کرد تا اطمینان حاصل شود که کاملا با الزامات منحصربهفرد منابع انسانی آنها مطابقت دارد.
8) قابلیت مقیاسپذیری برای تطبیق با رشد کسبوکار: با رشد کسبوکارها، نیازهای منابع انسانی نیز تغییر میکند. یک ابزار ایدئال مدیریت منابع انسانی، باید قابلیت مقیاسپذیری داشته باشد تا بتواند تقاضاهای آتی مبتنی بر رشد سازمان را به طور یکپارچه پاسخ دهد.
9) هشدارها و یادآوریهای خودکار: تیمهای منابع انسانی به طور معمول وظایف مختلفی را بر عهده دارند، بنابراین هشدارهای خودکار (اعلانهای) نرمافزار منابع انسانی به آنها یادآوری میکند که وظایف خود را بهموقع و مطابق با الزامات انجام دهند.
10) امضای الکترونیکی: امکان امضا و ارسال الکترونیکی اسناد، گردش کارهایی مانند فرایند خوشآمدگویی را در مقایسه با چاپ، اسکن و ارسال مکرر ایمیل، ساده و سریع میکند.
همچنین بخوانید: مراحل نوشتن رزومه شرکت
چگونه بهترین نرمافزار مدیریت منابع انسانی را برای سازمان خود انتخاب کنیم؟
همانطور که گفتیم، نرمافزار منابع انسانی شما باید متناسب با بودجهتان باشد، به راحتی استفاده شود، با سایر نرمافزارهایی که استفاده میکنید ارتباط برقرار کند و بدون نیاز به تماس با عرضهکننده برای انجام تنظیمات، قابلیت شخصیسازی بر اساس نیازهای شما را داشته باشد.
با در نظر گرفتن ۱۰ ویژگی ضروری بالا و پیروی از فرایند ۵ مرحلهای زیر میتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید:
گام اول: شناسایی نیازهای سازمان
- به فرایندهای فعلی خود فکر کنید و فهرستی از چالشها یا موانعی که تیم منابع انسانی شما با آنها مواجه است را تهیه کنید.
- زمانبرترین فرایندهایی که میخواهید خودکار کنید، کدامند؟
- جای چه ویژگیهایی در سیستم منابع انسانی فعلیتان خالی است؟
گام دوم: تحقیق در مورد عرضهکنندگان
- در مورد عرضهکنندگان پیشرو نرمافزارهای منابع انسانی تحقیق کنید.
- در حین تحقیق، فهرستی از امکانات یا ویژگیهایی که برایتان جذاب است را تهیه کنید. این به شما کمک میکند تا مطمئن شوید که انتخابهای نهایی شما تمام نیازهایتان را برآورده میکند.
گام سوم: انتخاب چند گزینۀ برتر و مشورت با اعضای تیم
- پس از تهیۀ فهرستی از گزینههای احتمالی، آن را با سایر اعضای تیم منابع انسانی خود به اشتراک بگذارید تا نظرات آنها را نیز جویا شوید.
همچنین بخوانید: صفر تا صد فرایند جذب نیرو
گام چهارم: ثبتنام برای یک دورۀ آزمایشی رایگان
- این مرحله بسیار مهم است، زیرا یک دورۀ آزمایشی رایگان به شما تجربهای واقعی و ملموس از نحوۀ کار نرمافزار ارائه میدهد. شما باید خودتان با نرمافزار کار کنید تا سهولت استفاده از آن را به طور واقعی لمس کنید.
گام پنجم: پیادهسازی و آموزش
- اگر از دورۀ آزمایشی رایگان راضی بودید و نرمافزار تمام نیازهای مورد نظر شما را برآورده کرد، زمان رسمی کردن آن فرا رسیده است.
- از هر منبع آموزشی که در اختیار شما قرار میگیرد، استفاده کنید تا تیم خود را به سرعت با سیستم جدید وفق دهید.
بهترین نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی در سال ۲۰۲۴
در اینجا نگاهی به برخی از بهترین نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی در سال ۲۰۲۴ میاندازیم که هر یک ویژگیها و مزایای منحصربهفردی را ارائه میدهند:
- SAP SuccessFactors: مناسب برای شرکتهای بزرگ (Enterprise)
این نرمافزار جامع و قدرتمند، طیف گستردهای از قابلیتهای مدیریت منابع انسانی از جمله مدیریت استعداد، جبران و پاداش، برنامهریزی نیروی کار و تحلیل دادهها را ارائه میدهد.
- UKG Pro: مناسب برای سازمانهایی که به هوش مصنوعی (AI) اهمیت میدهند
این نرمافزار از هوش مصنوعی برای خودکارسازی وظایف و ارائۀ تجربۀ کاربری شخصیسازیشده برای کارکنان استفاده میکند.
- Paycor: مناسب برای شرکتهایی که نیازمند مدیریت مزایا هستند
Paycor علاوه بر قابلیتهای اصلی HR، مدیریت جامع مزایا را نیز ارائه میدهد که فرایند انتخاب و ثبتنام مزایا را برای کارکنان ساده میکند.
- Workday: مناسب برای سازمانهایی که سادگی و کاربرپسند بودن نرمافزار برایشان اولویت است
Workday به دلیل رابط کاربری بصری و کاربرپسند خود شناخته شده است که یادگیری و استفاده از آن را برای کارکنان و متخصصان منابع انسانی آسان میکند.
- Paycom: مناسب برای خودکارسازی فرایندها
Paycom بر خودکارسازی فرایندهای منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد، مدیریت زمان و حضور و غیاب، و ادغام با سایر نرمافزارهای سازمان تمرکز دارد.
- Namely HR: مناسب برای سازمانهایی با بودجۀ محدود
Namely HR یک راهحل جامع و مقرونبهصرفه برای سازمانهای کوچک و متوسط است و طیف وسیعی از قابلیتهای کلیدی منابع انسانی را ارائه میدهد.
- GoCo: مناسب برای صرفهجویی در زمان
GoCo با خودکارسازی بسیاری از وظایف اداری و منابع انسانی در وقت تیمهای منابع انسانی صرفهجویی میکند.
- isolved: مناسب برای کسبوکارهای نوپا
isolved راهحلی ایدئال برای کسبوکارهای نوپا است که نیازهای نسبتا سادهای در حوزۀ منابع انسانی دارند و به دنبال نرمافزاری با پیادهسازی آسان هستند.
- Paylocity: مناسب برای یکپارچهسازی حقوق و دستمزد
Paylocity راهحلی یکپارچه برای مدیریت حقوق و دستمزد و فرایندهای منابع انسانی ارائه میدهد و میتواند برای سازمانهایی که به دنبال کاهش پیچیدگیهای ناشی از سیستمهای جداگانه هستند، ایدئال باشد.
- Trinet: مناسب برای سازمانهایی که به دنبال خدمات PEO هستند
Trinet یک شرکت ارائهدهندۀ خدمات PEO (سازمان کارفرمای حرفهای) است که راهحلی جامع برای برونسپاری وظایف کلیدی منابع انسانی مانند حقوق و دستمزد، مزایا و انطباق ارائه میدهد.
- Gusto: مناسب برای شرکتهایی که عمدتا با پیمانکاران کار میکنند
Gusto بر مدیریت حقوق و دستمزد پیمانکاران تمرکز دارد و راهحلی ایدئال برای سازمانهایی است که نیروی کار آنها عمدتا از پیمانکاران تشکیل شده است.
این فهرست تنها شامل تعدادی از نرمافزارهای برتر مدیریت منابع انسانی است. برای انتخاب بهترین راهحل برای سازمان خود، حتما تحقیقات لازم را انجام دهید، ویژگیهای نرمافزار را با نیازهای خود مطابقت دهید و نسخۀ نمایشی (دمو) و آزمایشی نرمافزارهای موردنظر را امتحان کنید.
همچنین بخوانید: مزایای پاداش کارکنان
هزینۀ نرمافزار مدیریت منابع انسانی
هزینۀ نرمافزار مدیریت منابع انسانی، به عوامل مختلفی بستگی دارد. این عوامل شامل موارد زیر است:
- محصول و ویژگیها: طبیعتا نرمافزارهای منابع انسانی با قابلیتهای پیشرفته مانند مدیریت سرمایۀ انسانی (HCM) گرانتر از سیستمهای سادۀ اطلاعات منابع انسانی (HRIS) هستند.
- بستههای قیمتگذاری: بسیاری از عرضهکنندگان بستههای قیمتگذاری مختلفی با مجموعه ویژگیهای متنوع ارائه میدهند.
- افزونههای اختیاری: امکانات یا ماژولهای اضافی ممکن است هزینۀ بیشتری در بر داشته باشد.
- تعداد کاربران: قیمت نرمافزارها اغلب بر اساس تعداد کارمندانی که از سیستم استفاده خواهند کرد، تعیین میشود.
- دورۀ صورتحساب: صورتحساب سالانه معمولا در مقایسه با صورتحساب ماهانه تخفیف دارد.
مهم است که هنگام انتخاب نرمافزار مدیریت منابع انسانی، نیازها و بودجۀ خاص خود را در نظر بگیرید. در صورت نیاز حتما از عرضهکنندگان استعلام بگیرید و قبل از تصمیمگیری، ویژگیها را مقایسه کنید.
برخی از عرضهکنندگان، ویژگیهای اساسی نرمافزار مدیریت منابع انسانی را به صورت رایگان ارائه میدهند، اما این نسخۀ رایگان ممکن است از نظر قابلیت یا تعداد کاربر محدودیت داشته باشد.
همچنین بخوانید: چارت سازمانی چیست
سخن آخر
در این راهنمای جامع، به معرفی برنامههای مدیریت منابع انسانی، مزایای کلی این ابزارها، ویژگیهای ضروری برای انتخاب نرمافزار مناسب و برترین نرمافزارهای موجود در سال ۲۰۲۴ پرداختیم.
با انتخاب بهترین نرمافزار مدیریت منابع انسانی و استفاده از آن به طور موثر، میتوانید گامی مهم در جهت تحول مدیریت منابع انسانی سازمان خود بردارید، کارایی را افزایش دهید، تعامل کارکنان را تقویت کنید و در نهایت به موفقیت در دنیای رقابتی امروز دست یابید.
با شرکت در دوره جامع جناب منابع انسانی موسسه خانه معنا، میتوانید با جدیدترین دانش و بهترین شیوههای منابع انسانی آشنا شوید و مهارتهای خود را در زمینۀ مدیریت منابع انسانی ارتقا دهید.
دیدگاهتان را بنویسید