آنبوردینگ در منابع انسانی
همانطور که یک کودک در اولین روز مدرسه به محیطی امن و آرام نیاز دارد تا احساس راحتی کند، یک کارمند جدید هم برای ورود به محیط کار به یک استقبال گرم و سازگاری دقیق نیاز دارد. فرایند آنبوردینگ در سازمانها به همین منظور طراحی شده است. Onboarding در منابع انسانی، چندین گام برای ایجاد یک رابطۀ قوی و پایدار بین کارمند جدید و سازمان است. با طراحی و اجرای دقیق این فرایند، سازمانها میتوانند به کارکنان جدید خود احساس تعلق و ارزش بدهند.
سازمانی که به فرایند آنبوردینگ به عنوان یک سرمایهگذاری مهم نگاه میکند، در واقع به دنبال ایجاد یک رابطۀ بلندمدت با کارکنان خود است. این سرمایهگذاری منجر به افزایش تعامل کارکنان، کاهش میزان ترک خدمت و در نهایت، افزایش رضایت شغلی خواهد شد.
در این مطلب، به بررسی کامل Onboarding در منابع انسانی، اهمیت و مزایای آن برای سازمانها میپردازیم، از مراحل فرایند آنبوردینگ میگوییم و در نهایت، یک چکلیست آنبوردینگ در اختیارتان میگذاریم تا این فرایند را به خوبی انجام دهید.
Onboarding در منابع انسانی چیست؟
به زبان ساده، فرایند جذب و سازگاری (انطباق) کارمند جدید با محیط و فرهنگ یک سازمان را آنبوردینگ (Onboarding) میگویند. هدف از این فرایند، آمادهسازی کارمند برای انجام وظایف خود و تبدیل شدن به عضوی مؤثر و مشارکتجو در تیم است.
یک فرایند آنبوردینگ موفق، شبیه سوار شدن به هواپیماست. در آغاز این سفر، با استقبال و خوشآمدگویی گرم میزبان مواجه میشوید. آنها به شما کمک میکنند تا جای خود را پیدا کنید و با محیط سازگار شوید تا پرواز راحتی داشته باشید و با آرامش و اطمینان بیشتری به مقصد برسید.
برنامههای آنبوردینگ به کارکنان جدید کمک میکنند تا:
- نقش، وظایف و مسئولیتهای خود را درک کنند.
- به تجهیزات و دسترسیهای مورد نیاز برای انجام کار خود مجهز شوند.
- با محیط جدید سازگار شوند.
- با همکاران خود آشنا شوند و با آنها روابط کاری برقرار کنند.
- قوانین، مقررات، سیاستها و رویههای سازمان را بیاموزند.
فرایند آنبوردینگ موفق، نهتنها به کارکنان جدید کمک میکند تا سریعتر با محیط کار خود آشنا شوند، بلکه به سازمان نیز این امکان را میدهد تا بهرهوری کارکنانش را بهسرعت بالا ببرد.
هدف اصلی Onboarding در منابع انسانی چیست؟
هدف اصلی فرایند آنبوردینگ، آشنایی کارکنان جدید با نقش و مسئولیتهایشان و ایجاد احساس تعلق، ارزشمندی و حمایت از سوی سازمان است. این فرایند میتواند مدتزمان لازم برای رسیدن کارمند به بهرهوری کامل را کاهش دهد؛ یعنی مدتزمانی که کارمند برای آشنایی کافی با نقش خود و شروع کار مؤثر نیاز دارد. همچنین، آنبوردینگ به کاهش استرس و اضطراب کارمند جدید کمک میکند و باعث میشود که خیلی زود با محیط سازمان سازگار شود.
اهمیت Onboarding در منابع انسانی
ورود به یک شغل جدید، همواره با هیجان و نگرانی همراه است. اگر کارمند تازهوارد در ابتدای مسیر شغلی خود، حمایت و آموزش کافی دریافت نکند، ممکن است انگیزۀ خود را برای ادامۀ کار از دست بدهد و تصمیم به ترک سازمان بگیرد. آمارها نشان میدهند که بیش از ۲۵ درصد از کارمندان جدید در ۳ ماه نخست کار خود، سازمان را ترک میکنند. این امر، هزینههای سنگینی را به سازمان تحمیل میکند، زیرا مجبور میشود بار دیگر فرایند زمانبر و پرهزینۀ استخدام و آموزش را تکرار کند.
آنبوردینگ موثر، بهترین راهکار برای حفظ کارکنان جدید است. با فراهم کردن آموزشهای لازم، معرفی دقیق فرهنگ سازمانی و ایجاد حس تعلق در کارمند، میتوان از ترک زودهنگام او جلوگیری کرد. همچنین، آنبوردینگ به کارمندان کمک میکند تا سریعتر با وظایف خود آشنا شوند و به طور کامل در موقعیت جدید خود ایفای نقش کنند.
اهمیت Onboarding در منابع انسانی را میتوان در موارد زیر خلاصه کرد:
- جذب و حفظ استعدادها: 59 درصد از متخصصان منابع انسانی معتقدند که در چند سال آینده رقابت شدیدی برای حفظ افراد با استعداد و عملکرد بالا وجود خواهد داشت. یک فرایند آنبوردینگ قوی، به جذب نیرو در منابع انسانی و حفظ نیروهای مستعد کمک میکند.
- کاهش نرخ ترک خدمت: یک فرایند آنبوردینگ موثر، با ایجاد احساس تعلق و رضایت در کارمندان جدید، احتمال ترک خدمت آنها را بهشدت کاهش میدهد.
- کاهش هزینههای استخدام: با کاهش نرخ ترک خدمت، هزینههای مربوط به استخدام نیروی جدید کاهش مییابد.
- افزایش بهرهوری و رشد کسبوکار: کارکنان جدیدی که بهخوبی آموزش دیدهاند و با محیط کار آشنا شدهاند، سریعتر به بهرهوری کامل میرسند و به رشد کسبوکار کمک میکنند.
- بهبود فرهنگ سازمانی: آنبوردینگ مناسب به تقویت فرهنگ سازمانی کمک میکند و باعث ایجاد محیطی مثبت و پویا میشود.
- افزایش رضایت شغلی: کارکنان جدیدی که احساس میکنند مورد حمایت و توجه هستند، رضایت شغلی بالاتری خواهند داشت.
- تقویت برند کارفرمایی: یک فرایند آنبوردینگ خوب، به بهبود تصویر سازمان در بازار کار کمک میکند.
به عبارت سادهتر، آنبوردینگ اثربخش باعث میشود کارمندان بیشتر در سازمان بمانند، احساس رضایت بیشتری داشته باشند و زودتر کارآمد شوند که در نهایت به سود سازمان است.
فرایند آنبوردینگ چقدر طول میکشد؟
بسیاری از متخصصان منابع انسانی توصیه میکنند که فرایند آنبوردینگ حدود ۹۰ روز طول بکشد، در حالی که از نظر برخی دیگر، این فرایند بهتر است تا یک سال ادامه یابد.
ایدئال آن است که آنبوردینگ از زمان پذیرش پیشنهاد شغلی آغاز شود. دعوت از کارمندان جدید به پلتفرمهای داخلی قبل از اولین روز کاری میتواند به آشنایی آنها با فرهنگ سازمانی و همکاران کمک کند.
با این اوصاف، میتوان فرایند آنبوردینگ را به ۴ بازۀ زمانی تقسیم کرد:
- روز اول تا ۱ هفته: تکمیل مدارک قانونی و آشنایی با نقش شغلی
- ۱ هفته تا ۳ ماه: آموزش مهارتهای شغلی و آشنایی با همکاران کلیدی
- ۳ ماه تا ۶ ماه: ارزیابی عملکرد و اطمینان از وجود شرایط مناسب برای کار
- ۶ ماه تا ۱ سال: کسب دانش کامل دربارۀ نقش، بازار، شرکت و صنعت و تطبیق کامل با فرهنگ سازمانی
مراحل آنبوردینگ
فرایند آنبوردینگ یک کارمند جدید شامل ۴ مرحلۀ اصلی است.
1) پیش از ورود به کار (Preboarding)
این مرحله از زمان پذیرش پیشنهاد شغلی توسط کارمند جدید آغاز میشود و تا اولین روز کاری وی ادامه مییابد. در این مدت، تمام کارهای اداری انجام میشود تا کارمند بتواند از همان روز اول بهرهور باشد.
در این مرحله، بخش منابع انسانی باید تمام مدارک و ابزارهای لازم را آماده کند که شامل قراردادهای کاری، فرمهای ثبتنام مزایا و برنامهریزی جلسات توجیهی است.
2) توجیه و استقبال (Orientation)
توجیه و استقبال معمولا از اولین روز کاری آغاز میشود. در این مرحله باید به کارمند جدید احساس تعلق به تیم و سازمان داده شود. به همین منظور، یک جلسۀ توجیهی رسمی برگزار میشود. در این جلسه، کارمند با فرهنگ، ارزشها و انتظارات سازمان آشنا میشود. یک بستۀ استقبال، شامل کتابچۀ راهنمای شرکت، میتواند فضای مثبتی ایجاد کند.
بازدید از محل کار و معرفی به همکاران و مدیران نیز در این مرحله انجام میشود. برگزاری جلسات معرفی، تعیین یک مربی یا دوست راهنما، ناهار گروهی و فعالیتهای اجتماعی میتواند در این زمینه موثر باشد.
3) آموزش پایه و اصلی (Training)
آموزش یکی از مهمترین بخشهای فرایند آنبوردینگ است که در ۳ ماه اول انجام میشود. در این مرحله، کارمند جدید با مهارتها، منابع، ابزارها و نرمافزارهای مورد نیاز برای انجام وظایف خود آشنا میشود. آموزش میتواند به صورت حضوری، آنلاین یا ترکیبی از هر دو روش باشد.
بهتر است مدیر منابع انسانی در طول 3 ماه اول، هفتهای یک بار با کارمند جدید دیدار کند تا مطمئن شود کارها خوب پیش میروند و او مسئولیتهای خود را بهدرستی درک کرده است. استفاده از فرم آنبوردینگ، دستورالعمل آنبوردینگ یا چکلیست آنبوردینگ برای اطمینان از فراموش نشدن جنبههای مهم مفید است.
4) ادغام (Integration)
این مرحله با ارائۀ پشتیبانی، بازخورد و فرصتهای مداوم، به کارمند جدید کمک میکند تا به عضوی فعال و مشارکتجو در تیم تبدیل شود.
چگونه فرایند Onboarding در منابع انسانی را خودکارسازی کنیم؟
خودکارسازی فرایند آنبوردینگ، میتواند آن را سادهتر و کارآمدتر کند. در اینجا چند نکته برای خودکارسازی آنبوردینگ ارائه میدهیم:
- از ابزارها و منابع آنلاین مانند ویدیوها، وبینارها و ماژولهای یادگیری الکترونیکی برای آموزش و توجیه استفاده کنید.
- از فرمها و گردش کار دیجیتال برای خودکارسازی کارهای اداری استفاده کنید.
- یک پورتال یا پلتفرم آنبوردینگ ایجاد کنید که کارکنان جدید بتوانند برای یافتن اطلاعات دربارۀ شرکت، نقش خود و فرایند آنبوردینگ به آن دسترسی داشته باشند.
- از فناوری برای آسانتر کردن ارتباط و همکاری بین کارکنان جدید، مدیران و بخش منابع انسانی استفاده کنید.
- از ابزارهای خودکارسازی برای ارسال یادآوریها و پیامهای پیگیری به کارکنان جدید و مدیران آنها در طول فرایند آنبوردینگ استفاده کنید.
نرمافزار آنبوردینگ چیست و چگونه آن را انتخاب کنیم؟
نرمافزار آنبوردینگ ابزاری است که فرایند آنبوردینگ را خودکارسازی میکند و مدیریت و پیگیری پیشرفت کارکنان جدید را برای تیمهای منابع انسانی آسانتر میکند. هنگام انتخاب نرمافزار آنبوردینگ کارکنان جدید، موارد زیر را در نظر بگیرید:
- ویژگیها: به دنبال نرمافزاری باشید که ویژگیهای مورد نیاز شما برای مدیریت موثر فرایند آنبوردینگ را ارائه دهد، مانند فرمهای دیجیتال، گردش کار خودکار و منابع آموزشی.
- تجربۀ کاربری: نرمافزاری را انتخاب کنید که کار کردن با آن برای کارکنان جدید و تیمهای منابع انسانی آسان باشد.
- یکپارچگی: نحوۀ یکپارچهسازی نرمافزار با سایر ابزارها و سیستمهای منابع انسانی دیجیتال، مانند نرمافزار مدیریت منابع انسانی و نرمافزار حقوق و دستمزد را در نظر داشته باشید.
- پشتیبانی و آموزش: به دنبال فروشندگانی بگردید که علاوه بر نرمافزار، منابع آموزشی و پشتیبانی کاملی نیز ارائه دهند تا بتوانید از نرمافزار به بهترین شکل استفاده کنید.
چکلیست آنبوردینگ
چکلیست آنبوردینگ مثل یک نقشۀ راه است که به ما نشان میدهد برای استقبال از کارمند جدید چه کارهایی را باید انجام دهیم و با چه ترتیبی. همچنین، با استفاده از این چکلیست، میتوانید یک تصویر حرفهای و سازمانیافته از سازمان خود ارائه دهید.
چکلیست آنبوردینگ زیر میتواند راهنمای مناسبی برای شما باشد.
1) استقبال از کارمند جدید قبل از اولین روز کاری
بهتر است قبل از اولین روز کاری با ارسال یک ایمیل یا پیام خوشآمدگویی شامل اطلاعات زیر از کارمند جدید استقبال کنید:
- ساعت ورود
- کد لباس
- محل پارک
- فردی که باید با او ملاقات کند
این اقدام نشاندهندۀ اهمیت و ارزشگذاری سازمان به نیروی جدید است و به کاهش اضطراب و افزایش آمادگی وی کمک میکند.
2) ارسال بستۀ خوشآمدگویی (ولکام پکیج)
ارسال یک بسته شامل هدایای کوچک و نمادین، میتواند آغازگر رابطهای مثبت بین سازمان و عضو جدید باشد. در این بسته، اطلاعاتی دربارۀ شرکت و قوانین داخلی، تیم، فرهنگ سازمانی، راهنمای کاربری سیستمها، کارت شناسایی و سایر موارد نیز گنجانده میشود.
در نظر گرفتن سلیقههای مختلف کارمندان در انتخاب محتویات بستۀ خوشآمدگویی، میتواند نشاندهندۀ توجه سازمان به جزئیات باشد.
3) آمادهسازی محیط کار
آمادهسازی مناسب محیط کار، شامل فراهم کردن تجهیزات، نرمافزارها و دسترسیهای لازم برای کارمند جدید است. همچنین، ایجاد فضایی دلنشین و مرتب میتواند به افزایش رضایت و انگیزۀ کارمند کمک کند.
4) هماهنگی با سایر همکاران
اطلاعرسانی به همکاران دربارۀ ورود نیروی جدید و معرفی مختصر او، به ایجاد ارتباطات اولیه کمک میکند. در کنار آن، تعیین یک فرد مسئول برای همراهی و راهنمایی کارمند جدید در روزهای اول، روند سازگاری او با محیط کار را سرعت میبخشد.
5) آغاز اولین روز کاری
استقبال گرم و صمیمانه از کارمند جدید، ارائۀ یک برنامۀ منظم برای روز اول و معرفی او به سایر همکاران، میتواند به کاهش اضطراب و افزایش اعتمادبهنفس او کمک کند.
6) تشریح وظایف و مسئولیتها
در این مرحله، وظایف، مسئولیتها، اهداف و انتظارات سازمان از کارمند جدید به طور دقیق تعریف میشود. این کار به کارمند کمک میکند تا درک روشنی از نقش خود در سازمان داشته باشد و بتواند به طور موثر در جهت تحقق اهداف سازمان تلاش کند. تعیین اهداف کوتاهمدت و بلندمدت، میتواند در ایجاد انگیزه و جهتگیری او بسیار مفید باشد.
7) معرفی سازمان
آشنایی کارمند جدید با تاریخچه، چشمانداز، ارزشها و فرهنگ سازمانی، به ایجاد حس تعلق و مشارکت او کمک میکند. همچنین، معرفی محصولات یا خدمات شرکت، باعث میشود بهتر بتواند نقش خود را در رسیدن به اهداف سازمان درک کند.
8) تور معرفی محیط کار
بازدید از بخشهای مختلف سازمان، به کارمند جدید کمک میکند تا با محیط کار و همکاران خود آشنا شود. همچنین، معرفی افراد کلیدی و مسئولیتهای آنها، برای ایجاد ارتباطات موثر مفید است.
9) ناهار کاری
ناهار کاری فرصتی مناسب برای ایجاد ارتباطات غیررسمی و صمیمانه بین کارمند جدید و همکاران است. این فرصت به او کمک میکند تا به تیم احساس تعلق پیدا کند و با همکارانش صمیمیتر شود.
10)واگذاری یک وظیفۀ ساده
واگذاری یک وظیفۀ ساده در روزهای اول، به افزایش اعتمادبهنفس و ایجاد انگیزه در کارمند جدید کمک میکند. همچنین، به او اجازه میدهد با محیط کار و سیستمهای کاری آشنا شود.
11)فرصت مشاهده و یادگیری
مشاهده و یادگیری از همکاران باتجربه، به کارمند جدید کمک میکند تا مهارتهای لازم را کسب کند و با روشهای کاری و استانداردهای سازمان آشنا شود. اگر این فرصت را به او بدهیم، میتواند سوالات خود را بپرسد و از تجربیات دیگران بهرهمند شود.
12) تعیین یک مربی
تعیین یک همکار باتجربه به عنوان مربی، به تسریع فرایند سازگاری کارمند جدید کمک میکند. مربی میتواند راهنماییهای لازم را ارائه دهد، سوالات را پاسخ دهد و به کارمند جدید کمک کند تا در محیط کار احساس راحتی کند.
13) ترسیم نقشۀ راه آینده
تعیین اهداف و برنامههای آموزشی برای کارمند جدید، به او ثابت میکند که سازمان به رشد و پیشرفت او اهمیت میدهد. همچنین، تنظیم یک برنامۀ زمانی مشخص برای ارزیابی عملکرد و پیشرفت کارمند، به او کمک میکند تا مسیر رشد خود را بهتر ببیند.
14) ارائۀ منابع آموزشی متنوع
ارائۀ منابع آموزشی متنوع، از جمله جلسات حضوری، آموزشهای آنلاین، ویدیوها و کتابهای الکترونیکی، به کارمند جدید کمک میکند تا راحتتر اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورد.
15) برگزاری جلسات با مدیران ارشد
برگزاری جلسات با مدیران ارشد فرصتی برای کارمند جدید فراهم میکند تا با چشمانداز و اهداف کلان سازمان آشنا شود و درک بهتری از نقش خود در سازمان پیدا کند.
نکته: این چکلیست صرفا یک نمونه است و ممکن است بسته به نوع سازمان، فرهنگ سازمانی و نقش شغلی کارمند جدید، نیاز به تغییراتی داشته باشد.
موارد دیگری که ممکن است در چکلیست آنبوردینگ گنجانده شود:
- ارزیابی عملکرد اولیه، برای سنجش میزان یادگیری و تطبیق کارمند جدید
- برگزاری جلسات پیگیری، برای بررسی پیشرفت کارمند جدید و رفع هرگونه ابهام
- ارائۀ بازخورد، برای تشویق و بهبود عملکرد کارمند جدید
با اجرای خوب فرایند onboarding در منابع انسانی، سازمان میتواند بهسرعت کارایی کارمند جدید را افزایش دهد و از مزایای حضور او در سازمان بهرهمند شود.
مسئولیت مدیریت منابع انسانی در فعالیتهای آنبوردینگ
بخش منابع انسانی نقش محوری در فرایند آنبوردینگ ایفا میکند و بر چندین فعالیت حیاتی که پایه و اساس یک تجربۀ استخدام موفق را تشکیل میدهند، نظارت دارد. در زیر مسئولیتهایی که معمولا در حوزۀ منابع انسانی قرار میگیرند و به عنوان وظایف مدیر منابع انسانی تعریف میشوند، ارائه میشود:
تایید و انطباق اسناد: منابع انسانی باید مطمئن شود که تمام اسناد مربوط به کارمند جدید بهدرستی تکمیل، تایید و ذخیره میشود. این وظیفه، شامل بررسی سابقه، قراردادهای کاری، فرمهای مالیاتی و هرگونه مدرک قانونی دیگر است.
توجیه و هماهنگی فرهنگی: سازماندهی و هدایت برنامههای توجیهیای که کارمندان جدید را با فرهنگ، انتظارات و سیاستهای سازمان آشنا میکند، بر عهدۀ بخش منابع انسانی است.
آموزشهای عمومی اولیه: در کنار آموزشهای تخصصی هر بخش، منابع انسانی نیز کارگاههای آموزشی عمومی برگزار میکند. این کارگاهها موضوعاتی مانند تنوع و شمولیت، اخلاق حرفهای و پیشگیری از آزار جنسی را شامل میشود.
- ثبتنام مزایا: از خدمات درمانی گرفته تا برنامههای بازنشستگی، بخش منابع انسانی مسئول ثبتنام کارمندان جدید در تمامی مزایای شرکت و ارائه اطلاعات کامل به آنها است.
- پیگیری عملکرد: بخش منابع انسانی، ارزیابی عملکرد کارکنان جدید را انجام میدهد و پیشرفت آنها را در طول دورۀ آشنایی با سازمان دنبال میکند.
- روابط کارکنان: بخش منابع انسانی راهنما و پشتیبان کارمندان جدید در طول فرایند آنبوردینگ است و به آنها کمک میکند تا بتوانند بهراحتی با محیط کار جدید تطبیق یابند.
- مکانیسم بازخورد: پس از دورۀ آنبوردینگ اولیه، منابع انسانی بازخوردهای لازم را از کارمندان جدید و بخشهای مرتبط جمعآوری میکند تا فرایند آنبوردینگ را به طور مداوم بهبود بخشد.
همانطور که میبینید، منابع انسانی نقش هدایتگر اصلی را در فرایند آنبوردینگ کارمندان جدید ایفا میکند و با برنامهریزی دقیق، تجربهای بینظیر را برای آنها فراهم میآورد.
البته، آنبوردینگ صرفا وظیفۀ منابع انسانی نیست. مدیر مستقیم نیز نقش مهمی در این فرایند ایفا میکند و باید کارمند را با وظایف، انتظارات و فرهنگ تیم آشنا کند. به علاوه، کارمندانی که به نقشهای جدید منتقل میشوند نیز به یک دورۀ آنبوردینگ مجدد نیاز دارند، حتی اگر با فرهنگ سازمانی آشنا باشند؛ زیرا فرهنگ هر تیم میتواند متفاوت باشد.
سخن پایانی
بدون شک، فرایند Onboarding در منابع انسانی زمانبر است، اما ارزشش را دارد. با رعایت این نکات، کارمندان شما راضیتر و پربازدهتر میشوند. یک فرایند آنبوردینگ موفق، نهتنها خطر ترک کار کارکنان جدید را کاهش میدهد، بلکه سودآوری سازمان را نیز بهبود میبخشد.
دیدگاهتان را بنویسید